【簡報技巧】利用數字資料支撐你的簡報觀點與邏輯

利用數字資料支撐你的簡報觀點與邏輯

在過去工作經驗中，比較常使用到的簡報溝通與問題分析具包含了Microsoft微軟的簡報軟體PowerPoint 、試算表軟體 Excel、再加上微軟數據視覺化工具Power BI。

簡報事前準備

通常在準備簡報前，我會透過Outlook或Word記錄和客戶討論的會議摘要及後續的工作追蹤事項，並把會議紀錄寄給對方並CC相關的利害關係人，透過這樣的工作方式真實記錄我要溝通對象的需求與問題。

接著才是透過PowerPoint 和 Excel和Power BI數據視覺化工具快速分析手上蒐集到資料，再從這些資料中找到對方現在及未來可能遇到的各種問題，再透過PowerPoint 把我要傳達的訊息具像化。

提案不被主管客戶採納？

在對2B的企業用戶提案，數據往往是客戶在整份提案簡報最關注的焦點，就像前面提到的投資回報率(Return On Investment，ROI) ，這也是我在外商工作的時候，美國人最愛使用的簡報訓練手法之一，這樣客戶才有辦法知道投資效益在哪裡?採用提案前和提案後的效益差在哪裡?

以我之前在VMware工作為例，那時候剛好公司出來了一個新的雲端桌面軟體，那時候我還在擔任資深技術顧問工作，而我的工作就是要協助公司的業務團隊去銷售這個新的產品，而這個產品其實在市場上已經有很強的競爭者，所以我們必須做出這個產品簡報的差異化。

所以我們開始從使用者角度透過數據的角度重新設計簡報的結構，把更多的簡報重點放在如何協助客戶節省成本，並降低產品功能介紹的比重。相信你在家裡或公司都會有一台PC電腦，你服務的公司可能也有資訊部門，通常一台電腦壞掉，往往會花費掉資訊部或你個人非常多的時間和成本，這時候你可以試想一下，如果你的公司或學校有上百台或上千台PC電腦要維護，這樣的人事管理成本會有多高。

我在設計雲端桌面產品簡報時，會從以下幾個方向去思考

佈署安裝1台PC電腦所需花費的時間

通常要幫員工安裝一台工作用的電腦，需要安裝作業系統、辦公室軟體和公司需要的其他軟體例如防毒程式或經銷存管理系統，這時候我們可以用一個假設條件，去預估安裝一台電腦的工作時數再乘以公司電腦總數，就知道客戶花在這些的工作時間與成本是多少?如果今天一家公司5,000人，平均每年流動和新進人員有500位，如果安裝一台電腦的時間是2小時，就代表客戶花在電腦安裝的時間一年需要1,000小時。

管理100台PC電腦所預估的內部客服人力編制

因為管理PC電腦是一個非常繁瑣無聊的工作，當你的電腦當機或軟體不能使用，這時你可能會報修客服中心或資訊部門同仁，所以就會有額外的員工要聘僱，這就是所謂的人事管理成本。這時候你可以用一個月薪水X 14個月當作是客戶維修人力成本的假設條件，如果可以每增加100台電腦則需要額外增加一位正職員工來處理這些報修客服，這樣你就得到(電腦台數/100) x員工薪水這樣的數學公式，你就可以很輕易的預估人事管理成本是多少。

PC電腦損壞造成的商業和生產力損失

通常電腦會有很多和公司有關的重要商業、財務或研發資料，所以如果你的電腦沒有做任何的資料備份，如果硬碟毀損這些資料就會不見，這些看不到的隱性成本和電腦停擺所造成員工在這段電腦維修期間不能工作的總工時，統稱叫做生產力損失，如果運氣好的話，這顆硬碟可能來救的回來，但通常這樣的維修費用大概也要二萬塊以上。透過這樣的思考方式，我就可以將一份產品簡報的主要訴求，從原本的功能介紹變成是一份以數據佐證的價值型介紹簡報。

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