【微軟簡報】教你5個簡報臨場反應訓練法

簡報場景改變，態度跟著變

真正好的簡報不是照本宣科，而是根據不同的溝通對象，重新詮釋與設計。如果你想讓自己的簡報技巧更國際化、更專業化，多看看其他國家的工作者怎麼做，也是一種好方法。

國際化的簡報思維

國內外很多的簡報書或文章，都會提到一些標準化快速製作簡報的方法，但我在微軟卻學到不一樣的邏輯。例如

日本同事會把這種美式簡報修改得更生動且活潑，而且色彩更簡單，讓我可以用更簡單的方式，理解一些複雜的技術。這或許和為什麼日本人出版的商管類型書籍，相較於西方人出的書更容易理解有關。

歐洲同事更重視細節，他們會增加許多補充說明，這可能和歐洲人從小學習與做事的方式有關。通常這些同事做事比較嚴謹，且喜歡問問題，所以過去我到美國出差，參加一些歐洲人比較多的會議分享時，發現很多時候整場會議都沒有簡報，而是不斷把客戶的問題拿出來討論。

而臺灣人做簡報通常比較保守，走的是四平八穩的風格。

我在微軟和另一家外商公司工作時，曾度過8年北、中、南垂直移動的高鐵人生（還到北京、美國出差），一年至少要講200場簡報，地點可能是在五星級飯店、度假旅館，也可能是在客戶會議室進行，這時我就必須加快練習「針對同一個產品，如何在一年內，用不同的簡報方式、在不同的場合，對不同客戶（及經銷商）說明」。一旦簡報場景改變，你的態度、溝通方式都應該隨之變化。

 

飯店簡報：事先觀察環境，隨觀眾反應調整串場

這麼多的經驗當中，最特別的就是飯店簡報，在飯店或會議中心做簡報有別於在客戶會議室內，現場空間非常大，有狹長型也有寬廣型的。通常在這種大場地，你很難看到臺下觀眾的眼神；而且每家飯店的會議廳，硬體設備會有差異，所以每一次上臺前，你就得適應環境。研討會結束後，還要回收參加者問卷，看看他們對你產品的評價，會面臨很大的心理壓力。

 

因此，簡報配色的設計、字級大小選擇，以及你的臺風、語調，可能都要到當天上場前才緊急調整。此類型的簡報壓力主要來自於，只要講得不夠好，馬上就會失去很多商業機會，甚至是你在業界的評價。通常，我會提早到會場演練，然後假裝自己是坐在最後一排的客戶，看看螢幕字級和顏色是否清楚。

 

一般來說，我的簡報時段較常被安排在早上、午休前的一場，或是終場前的最後一場。這兩個時段難度多半較高，因為你得專心聽其他人講完、一邊觀察現場臺下觀眾的反應後，決定你要如何串場，將其他人的觀點和你的簡報結合在一起，這樣研討會的整個主題才會有連貫性。

 

線上研討會：熟悉軟體操作，駕馭線上環境

另外一種比較難的簡報場景，是線上研討會（webinar）。線上研討會類似網路直播，講者看不見線上參加者的臉部表情、肢體動作，所以很難自在的對電腦做40分鐘的簡報。更別說每家公司用的軟體平臺都不太一樣，你必須在最短時間內克服軟體操作的問題。另外有些簡報者可能很擅長實體互動，但舞臺一搬到線上平臺就感到不自在。總之，一位講者如果能駕馭線上與線下兩種不同的簡報環境，這就會是他在這類型公司上班的優勢。

 

我在外商公司上班的8年期間，學會了臨機應變，能根據客戶對簡報的回饋做出臨場反應。因此簡報的能力絕對不只限於美學、設計架構，你還得提升現場力：同樣一份檔案，配上另一個場景，就是全新的經驗。我建議你也可用這樣的方式鍛鍊你的臨場反應。

 

五個臨場反應訓練方法

 

以下是我過去在微軟自我練習的五個方法：

 

練習一、不同時間長度的簡報

 

訓練自己針對同一個主題，做不同時間長度的簡報，例如10分鐘版、30分鐘版、1小時版，甚至是一整天的版本。對於這個練習，在電腦歸檔方面，我習慣用不同的時間命名編碼方式，例如：產品 A_30 mins、產品 A_40 mins、產品 A_3 hours，以便隨時應用。 通常短時間的簡報是應用在飯店的研討會上，長時間的簡報可能用於對客戶針對某個產品做詳細的教育訓練。因為簡報的目的不同，頁數和時間長度也不同。

 

練習二、不同職級的簡報

 

同樣的業務產品針對不同階級的主管時，應有不同的簡報方式，例如副總級以上的、經理級以上的和專案承辦人員，光是這三種對象，想要聽的重點就不一樣。高階主管想知道執行後的效益結果和重點，基層人員大都想了解執行的細節。

 

練習三、不同場地的簡報

 

如果是研討會簡報的訓練，可以先從十幾人的場合練習，等慢慢熟練小型研討會的軟、硬體設施，再挑戰中大型研討會的場地與聽眾人數。因為不同人數的簡報，現場壓力完全不同，先讓自己習慣人數少的會場，再慢慢換成大場地，隨著時間練習，就可以輕鬆駕馭百人的場地。

 

練習四、白板即興的簡報

 

有時候可以訓練自己，不要用PPT對客戶或主管做簡報，例如我就常利用美國很流行的白板（whiteboard）簡報方式。通常客戶的會議室或高階主管私人辦公室，都會備有白板和白板彩色筆，所以你可以利用開放式問題的討論方式，透過白板來和客戶互動與溝通，再把你的解決方案和客戶需求，用不同顏色的白板筆畫出來。例如客戶的問題用紅色簽字筆來表示，你的產品或解決方案用藍色的簽字筆來表示，產品的好處則用綠色的簽字筆來表示。

 

這樣的方式有助於你和客戶互動，會議結束後只須用手機拍下白板作為紀錄。這種簡單的一頁式視覺化簡報，就非常適合在高階主管的會議室進行。

 

練習五、時間場景的簡報

 

不同時段的簡報方式也會有所不同──有早餐會報、午餐會報，下午研討會或是晚上的高階策略會議或餐會，甚至是企業很流行的戶外會議（outside meeting），在不同時間點，聽眾的專注力都是不同的。例如下午的第一場簡報，因為大家才剛吃完中飯，專注力都會比較差，所以簡報的前段盡量不要太枯燥，語調不宜過於太平淡；晚上的簡報因為大家的心情都比較放鬆，所以要盡量簡短快速切入到重點，然後讓參加者可以趕快進入用餐討論。 透過這五種不同的練習方式，把握每個主題的練習機會，你的溝通能力就會提升，而且臨場反應也會變快。當你慢慢透過簡報目的去拆解你練習的方式，你才有辦法在上場時使用練習過的方法。

 

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